Trabajo Práctico VI: Trabajo Práctico: Crear nuestra base de datos en Access

Trabajo Práctico VI: Crear nuestra base de datos en Access

Para el atributo NdeCliente tocamos a la derecha como antes y el sistema propone texto, como antes. Ahora no aceptamos esta propuesta y tocamos el pequeño triángulo a la derecha en el mismo rectángulo que texto y allí vemos otras propuestas, de las que elegimos Número (Number en inglés). Abajo del todo, a la izquierda aparece la propuesta asociada Entero Largo (Long Integer en inglés) No la aceptamos y tocamos a la derecha el pequeño triángulo negro y entonces aparecen otras alternativas, de las que elegimos Entero (Integer) Cuando tocamos la x para cerrar el diseño de la tabla aparece un nombre propuesto Tabla1, que naturalmente rechazamos y sustituimos por el nombre Clientes.

Trabajo Práctico V: Crear nuestra base de datos en Access

Trabajo Práctico: Crear nuestra base de datos en Access V

Tocamos luego a la derecha inmediatamente y aparece el tipo de datos (dominio), normalmente texto (text en inglés). De la misma manera llenamos los nombres y dominios de los otros atributos, que son todos textos, salvo el atributo NdeCliente

Trabajo Práctico IV: Crear nuestra base de datos en Access

Trabajo Práctico IV: Crear nuestra base de datos en Access

Ahora podemos empezar a crear lo que va a ser la tabla Clientes.
Donde dice Nombre del Campo o Field Name en inglés escribimos Nombre,para empezar por el primer atributo de la tabla.

Trabajo Práctico III: Crear nuestra base de datos en Access

Trabajo Práctico III: Crear nuestra base de datos en Access

Elijamos entonces un nombre, p. Ej. Empresa1 para la nueva base de datos en la ventana Archivar nueva base de datos adonde dice Nombre del archivo pongamos entonces el nombre: Empresa1.
Se abre la imagen que tenemos a la izquierda. Toquemos en Crear tabla en la vista de Diseño (Create Table in Design view en inglés).

Trabajo Práctico II: Crear nuestra base de datos en Access

Trabajo Práctico II: Crear nuestra base de datos en Access

Ahora vemos esta imagen cuando MS Acces se abre para la creación de una nueva base de datos.

Elijamos Base de datos vacía a la derecha.

Trabajo Práctico: Crear nuestra base de datos en Access

Trabajo Práctico: Crear nuestra base de datos en Access 

Vamos ahora a crear nuestra base de datos en MS Access.Ante todo vamos con el ratón a Inicio y tocamos el botón izquierdo.Subimos entonces a Programas y de allí horizontalmente a la derecha y tocamos en Microsoft Access

Esquema de funcionamiento

Definición de bases de datos

Definición de bases de datos

En el ejemplo de la figura se ve de que tipo, o sea a que dominio pertenecen los distintos atributos de la tabla Empleados

Vemos aquí los tipos (el dominio) número (number) del atributo NdeEmpleado y el tipo (dominio) texto de todos los demás atributos, o sea que el NdeEmpleado es un número y Apellidos es un texto, al igual que los demás atributos.

En la figura vemos también cual es la llave primaria de la tabla Empleados, marcada justamente con el símbolo de llave, aparte de los nombres de todos los atributos de la tabla. Cuando comenzamos a construir una base de datos lo primero que hacemos justamente es definir todos sus elementos. Esta definición se llama catálogo y pasa a constituir una parte de ella que puede ser modificada posteriormente.

Características Fundamentales

Características Fundamentales

Aquí se ve la parte de definición de la tabla Empleados de la base de datos de nuestro ejemplo.

Toda base de datos tiene una parte de definición adonde se describe a sí misma, como son sus tablas, qué atributos tienen estas tablas y de que tipo son los atributos (dominio de los atributos)
Todas las tablas y demás componentes de la base de datos son definidos en esta parte.

Atributos: Llaves II

Atributos: Llaves II

Obviamente el SueldoMensual no es una llave así como tampoco el apellido (Porqué?). La combinación nombre y apellido podría ser una llave si uno está seguro de que no hay dos empleados con el mismo nombre y apellido. Pero en casos realistas como el de una organización grande, no es posible controlar esto y debe evitarse usar la combinación nombre y apellido como llave.

Atributos: Llaves

Atributos: Llaves

Hay atributos que son diferentes para cada elemento de una tabla. Por ejemplo en la tabla de empleados tanto el número de identidad como el número de empleado son diferentes para cada empleado. Estos atributos se llaman llaves. Una de estas llaves se elige especialmente para cada tabla y se le llama llave primaria. En la tabla de empleados se puede elegir como llave primaria tanto al número de identidad como al número de empleado

Usuarios

Usuarios

Nuestro ejemplo no es realista. Una base de datos normal abarca más tablas y un volumen de datos muchísimo mayor. Las empresas, instituciones u organizaciones que utilizan bases de datos suelen tener un volumen grande, lo que implica la organización de los datos para su manejo. Este tamaño de las empresas implica que muchos empleados, directivos y otros tengan acceso a la base de datos. El número de usuarios suele ser tan grande que es en general conveniente clasificarlos.
* Profundización: Usuarios

Bases de datos y sistemas de bases de datos

Bases de datos y sistemas de bases de datos

Una base de datos es, como vimos en nuestro ejemplo un conjunto de datos organizados en tablas con relaciones entre sí. Para que las bases de datos puedan cumplir alguna función, por ejemplo aportar nuevos datos a partir de los ya existentes se necesitan funciones, por ejemplo para definir, construir y manejar la información.

El conjunto de estas funciones se llama sistema de bases de datos. Una de las funciones más importantes de los sistemas de bases de datos es la de buscar información nueva extraída de las tablas existentes. Supongamos que queremos saber cuantos clientes viven en la calle Cervantes. Entonces podemos realizar una búsqueda en las tablas por medio de una de las funciones del sistema.
* Profundización: sistemas de bases de datos

Tablas: Atributos II

Tablas: Atributos II

Cada atributo es de un tipo determinado, por ejemplo Nombre es un texto y SueldoMensual es un número entero. Estos tipos determinados a los que pertenecen los atributos se llaman dominio del atributo. En nuestro ejemplo el dominio del atributo SueldoMensual es el conjunto de los números enteros. * Profundización sobre dominios

Tablas:Atributos

Tablas:Atributos

Hemos visto que cada elemento en una tabla (cliente, empleado, por ej.) tiene atributos. En la tabla Clientes, por ejemplo, la empresa ha anotado los atributos (datos) interesantes de cada cliente, como su dirección y su teléfono. Otros atributos son Nombre, Apellidos, correoE, NdeCliente (número de cliente) y referencia (número del empleado que lo atiende, Refe). Cada línea de la tabla representa un cliente y cada columna un atributo.

Referencias

Referencias

Esta mejora de nuestra base de datos se realiza fácilmente en las tablas cambiando la referencia a Martínez por su número de empleado 07 así como González por 02, Ferrero por 04 y Sánchez por 06, que son los números de empleados correspondientes a los anteriores apellidos.

Características

Características

-Una base de datos contiene una parte que la describe *profundización

- Los programas que la manejan y lo datos son independientes entre sí. *profundización

- Existen diferentes perspectivas de la base de datos para diferentes tipos de usuarios. *profundización

- Varios usuarios pueden utilizar la base de datos simultáneamente. *profundización

Propiedades: Un fin determinado

Un Fin Determinado

Un Fin Determinado

Cuando una organización planifica una base de datos, ya sabe que información desea extraer directa o indirectamente de ella.
Por ejemplo una organización comercial puede querer estar preparada para lanzar nuevos productos y poder extraer información sobre los intereses de sus clientes.
Una organización política puede querer extraer en el futuro información histórica o económica.
Estas posibles proyecciones de futuro deben dirigir la organización de la base de datos.
No se puede extraer información de datos incompletos, se debe primero planear con cuidado el diseño en una colaboración estrecha entre técnicos y directivos de la organización para tener suficientes datos para extraer conclusiones en el futuro

Propiedades de las bases de datos

Propiedades

1. Información sobre una entidad
2. Coherente, sin contradicciones
3. Con un fin determinado

1. Las bases de datos representan información sobre alguna parte de la realidad, por ejemplo una empresa, organización, institución o sistema.

2. Una base de datos es lógicamente coherente, es decir: no puede haber contradicciones. No es posible obtener como que el cliente Borg vive en la calle Cervantes y por otro lado que no vive en la calle Cervantes.

3. Una base de datos tiene un fin determinado, por ejemplo facilitar el funcionamiento de la empresa u organización que la utiliza.

Relaciones

Relaciones

Ahora podemos mejorar nuestra relación. Observemos que el atributo Apellidos del empleado puede estar repetido, en particular en una empresa grande, que es donde más se necesita una base de datos. Esto quiere decir que en el caso de un cliente que tiene a Martínez de referencia puede quedar indeterminado a cual de los vendedores de apellido Martínez se refiere. Esta indeterminación puede ser solucionada fácilmente cambiando la referencia desde apellido a número de empleado (NdeEmpleado en la tabla Empleados) 

Relación

Relación

En nuestro ejemplo: ¿ donde está la relación?
Si observamos la tabla de clientes vemos que hay una columna con el nombre Referencia en la tabla de clientes. Esta columna representa el apellido del empleado de la empresa que está en contacto con el cliente, por ejemplo el vendedor. Ahí tenemos la relación entre las dos tablas.

En MS Access se pueden representar relaciones en forma expresa, tal como lo muestra la imagen más arriba, por medio de una flecha que sale de un atributo de la tabla Clientes al atributo referido en la tabla Empleados. En el ejemplo, el atributo Referencia del cliente apunta al atributo Apellidos del empleado.